digitale Archivierung / TIFF vs PDF

1. offizieller Beitrag

    Moin an Alle!


    Achtung! Großer Hintergrund, kurze Frage! :P


    Ich beschäftige mich im Moment viel mit der Theorie digitaler Archivierung von Dokumenten. Wir scannen Dokumente und wollen diese anschließend mit Hilfe von spezieller Software verwalten und archivieren. (Webbasierend mit SharePoint Portalserver 2003, oder mit ELOoffice - wir haben uns noch für keines der Produkte entschieden.)


    Welches Dateiformat würdet ihr wählen? Es sollte auf jeden Fall durchsuchbar sein per Volltext- und/oder Metadaten.


    Vorteil PDF: nach OCR Volltextsuche und Metadatensuche möglich, plattformübergreifendes Format
    Erste Scans zu PDFs und Testläufe mit dem SharePoint und PDF laufen bereits.


    Nun sind wir noch auf die interessante Alternative ELOoffice gestoßen. ELO dokt an Office-Anwendungen (auch Open Office) an und man kann direkt die erzeugten Dateien ins Archiv verschieben [ein Schritt zum papierlosen Büro]. Weiter bietet ELO Dienste, die wir mit SP erst via Webparts programmieren müssten, was recht aufwendig wäre.
    ELO bietet unter anderem die Möglichkeit direkt aus ELO heraus zu scannen, als TIFF-File und per OCR Metadaten aus dem Dokument zu erzeugen.
    In der Broschüre zu ELO und in einigen Artikeln, die mir im Zuge meiner Recherchen über den Bildschirm geflackert und durch die Hände gerutscht sind, war in Bezug auf digitale Archivierung immer wieder das TIFF-Frmat aufgetaucht.


    Frage:
    Welche Vorteile bringt in Bezug auf dA ein TIFF gegenüber einem PDF? :verwirrt:

    • Offizieller Beitrag

    für ein pdf-file benötigt man den acrobat reader oder eine adäquate software zum anzeigen, tiff-dateien zeigt dir jeder handelsübliche rechner mit boardeigener software an.


    wir hatten bei uns elo, insbesondere zur emailarchivierung. diese form der archivierung erfordert von den benutzern ein hohes maß an disziplin. wenn du nichts archivierst, ist auch nichts auf die schnelle wieder zu finden ... ;)


    während der ausbildung haben wir ein zertifikat zum konkurrenzprodukt windream erworben, feine sache, allerdings recht kostenintensiv. ihr müsst nicht nur auf die disziplin eurer leute setzen, sondern diese vorallem schulen im umgang mit der software. selbsterklärend ist diese nicht gerade. und schulungen kosten einiges.


    http://www.windream.com/index_d.html

    Statistik: Die einzige Wissenschaft, bei der verschiedene Experten aus denselben Zahlen unterschiedliche Schlüsse ziehen können. – Evan Esar (1899-1995), amerikanischer Humorist


    ... dass diese Furcht zu irren schon der Irrtum selbst ist. - G. W. F. Hegel (Inschrift an der Fassade des Stuttgarter Hauptbahnhofs)


    Der schlimmste Fehler, den man im Leben machen kann, ist ständig zu befürchten, dass man einen macht. – Elbert Hubbard (1856-1915), The Note Book


    »Wir, die guten Willens sind, geführt von Ahnungslosen, versuchen für die Undankbaren das Unmögliche zu vollbringen. Wir haben schon soviel mit sowenig solange versucht, dass wir jetzt qualifiziert sind, fast alles mit nichts zu bewältigen.« (Internetfund)


    Erstaunlich, dass Leute mit wenig Ahnung viel Meinung haben.

    • Offizieller Beitrag

    Bin zwar kein IuDler, aber in der IT kenne ich mich etwas aus.


    Soweit ich weiß, gehen ITler Davon aus, dass man daten so unkomprimiert wie möglich speichern sollte, da man damit rechnen muss, aller 10 Jahre seine Daten auf andere Datenträger umzukopieren, da irgendwann die meisten Datenlesengeräte einfach "aussterben" (Wir erinnern uns an 5,25 Zolldiskette oder auch an die 3,5 Zoll -schwer heute noch einen neuen Rechner mit eine Floppy Disk Laufwerk zu finden). Demnach während dann ein unkomprimiertes TIFF vorzuziehen. Birgt natürlich den Nachteil, dass man im Gegensatz zum PDF sehr viel Mehr Spiecherplatz benötig (A4 Frabdokument, umkomprimiert ca 24 MB), pdf haben meist nur Kbyte Größe (hängt von der Anzahl der Bilder und Höhe der Komprimierung ab)


    zum Papierlosen Büro: ich glaube nicht, dass es das je geben wird ;) Meistens werden die Dokumente doch nochmal ausgedruckt und dreifach in Ordnern abgelegt, die meisten misstrauen der Computertechnologie eh (angeblich gibt es ja eine Verschwörungen zwischen der Papier- und Computerindustrie)

    "Ich bin nicht weise, dafür bin ich zu intelligent. Ich weiß zu viel um irgendetwas anderes zu empfinden als blankes, panisches Entsetzen."

    Okay, also wenn's um reine Archivierung geht, dann ist das TIFF klar vorzuziehen. Schon alleine wegen der Unabhängigkeit von speziellen Programmen.
    Wesshalb wir allerdings noch immer das PDF bevorzugen ist einfach die schon erwähnte Größe der Dateien und vor Allem die Durchsuchbarkeit der Dokumente. Wir stellen die Verwaltung vor die Archivierung, letztere wäre ein tolles Nebenprodukt unserer Arbeit, aber nicht Hauptziel. Es geht in der Hauptsache um die Auffindbarkeit von z.B. Verträgen, die in der Papierform über 2 bis 3 Gebäude, ca 10 Büros und noch mehr Aktenordnern verteilt sind...



    ELO: Emailarchivierung etc. sind willkommene Nebenfeatures zur Verwaltung der Dokumente. Allerdings werden wir vorerst nur maximal 5 Arbeitsplätze damit ausrüsten. Schulungen fallen bei uns aus dem Rahmen.



    papierloses Büro: Ich hab mal ein 6wöchiges Praktikum bei einem selbstständigen Programmierer gemacht, der hatte nicht einmal einen Drucker im Büro. Es funktioniert, aber Gewohnheiten lassen sich nunmal schlecht abschütteln. ;)