Die Staatskanzlei als Behörde des
Ministerpräsidenten
des Landes Nordrhein-Westfalen
sucht für das Referat I 4 „Wissens- und Informationsservices, Gesundheitsmanagement“ zum 1. April 2023 eine Fachangestellte bzw. einen Fachangestellten für Medien- und Informationsdienste für die Leitung der Registratur (w/m/d).
Was den Arbeitsplatz besonders macht
Aufgabe der Staatskanzlei ist es, den Regierungschef bei der Umsetzung der politischen Ziele, bei der Koordinierung der Arbeit der Ministerien im Rahmen des Ressortprinzips, bei seinen fachlichen Aufgaben sowie in seiner Funktion als Repräsentant des Landes zu unterstützen.
Die Schwerpunkte Ihrer Arbeit ergeben sich aus den Tätigkeitsschwerpunkten der Landesregierung sowie aus tagesaktuellen politischen und gesellschaftlichen Entwicklungen. In einem spannenden und abwechslungsreichen Arbeitsumfeld ergibt sich für Sie die Chance, an entscheidender Stelle zur positiven Entwicklung Nordrhein-Westfalens beizutragen. Sitz des Ministerpräsidenten ist das geschichtsträchtige Landeshaus am Rheinufer.
Um welche Aufgaben geht es konkret?
Zum breit aufgestellten Themenspektrum des Referates, das Wissensservices, wie bibliothekarische Leistungen, das Hausintranet, Fortbildungs- und Qualifizierungsangelegenheiten und die Querschnittsaufgabe Gesundheitsmanagement umfasst, gehört auch die zentrale Registratur der Staatskanzlei. Hier werden neben den in den Referaten geführten E-Akten die noch bestehenden nicht digitalisierten Akten bzw. die weiter entstehenden Hybridakten verwaltet und regelmäßig ausgesondert bzw. dem Landesarchiv angeboten. Hier erwarten Sie folgende Aufgaben:
- Leitung und Koordination des Teams der Registratur
- Erfassung und Dokumentation von Akten und Vorgängen in der Registratursoftware
- Erfassung und Dokumentation von (Teil-)Vorgängen und Dokumenten, die ergänzend gescannt wurden, sowie von nicht elektronisch zu veraktendem Schriftgut
- Verwaltung von Papierakten
- Fristgerechte Zuleitung von Wiedervorlagen
- Recherchen, Bereitstellung sowie zeitnahe Zuleitung von Papierakten
- Aussonderung von Altakten
· Beteiligung am Digitalisierungsprozess im Referat
Weitere Informationen können Sie unter https://karriere.nrw/stellenau…983304ac588c0d08447cc0952 finden.
Was bringen Sie mit?
Unsere fachliche Anforderung ist, dass Sie eine Ausbildung als Fachangestellte bzw. als Fachangestellter für Medien- und Informationsdienste erfolgreich abgeschlossen und mindestens ein Jahr Berufserfahrung haben.
Daneben erwarten wir insbesondere folgende übergreifende Kompetenzen:
- Personalführungskompetenz: Motivations- und Konfliktfähigkeit
- intellektuelles Potential: ausgeprägte Problemlösungsfähigkeit sowie selbstständige und systematische Arbeitsweise
- Kommunikationskompetenz: gute mündliche und fehlerfreie schriftliche Ausdrucksfähigkeit
- soziales Verhalten: Serviceorientierung, Zuverlässigkeit in der Zusammenarbeit
Wünschenswert sind darüber hinaus:
· Erfahrungen in der Arbeitsplanung und Organisation, vorzugsweise in der Verantwortung für die Teamkoordination
· Kenntnisse über die Struktur und Organisation der Landesverwaltung und der Landesregierung
· ausgeprägtes Verständnis für die Abwicklung und Interesse an der Fortentwicklung von Verfahrensabläufen in digitalisierter Form
Was wir bieten:
· einen interessanten und abwechslungsreichen Arbeitsplatz
· flexible Arbeitszeiten, gute Möglichkeiten der Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben
· Möglichkeit der Stellenbesetzung im Rahmen eines Jobsharing Modells
· sichere Arbeitsplätze in verlässlichem Rahmen mit Weiterentwicklungs- und diversen Fortbildungsmöglichkeiten
· moderne technische Ausstattung
· attraktives Umfeld der Dienststelle mit guter Anbindung an den ÖPNV
· Möglichkeit zum vergünstigten Erwerb eines Jobtickets
· gutes Arbeitsklima mit attraktiven Gemeinschaftsangeboten
Hier noch einige rechtliche Rahmenbedingungen und Hinweise
- Ihre Eingruppierung erfolgt in der Entgeltgruppe 9a TV-L.
· In der Staatskanzlei werden Stellenbesetzungen grundsätzlich auch in Teilzeit vorgenommen, soweit nicht im Einzelfall zwingende dienstliche Gründe entgegenstehen. Auch eine Besetzung im Rahmen eines Jobsharing Modells ist möglich.
Unsere Leitlinien im Auswahlverfahren
Leistung, Befähigung und fachliche Eignung sind ausschlaggebend für die Besetzung.
Als Staatskanzlei ist es uns ein wichtiges Anliegen, die Gleichstellung von Frau und Mann voranzubringen. Das Land Nordrhein-Westfalen fördert die berufliche Entwicklung von Frauen. Bewerbungen von Frauen sind daher ausdrücklich erwünscht. In den Bereichen, in denen Frauen noch unterrepräsentiert sind, werden sie bei gleicher Eignung, Befähigung und fachlicher Leistung nach Maßgabe des Landesgleichstellungsgesetzes bevorzugt berücksichtigt, sofern nicht in der Person eines Mitbewerbers liegende Gründe überwiegen.
Das Land Nordrhein-Westfalen sieht sich der Gleichstellung von schwerbehinderten und nicht schwerbehinderten Beschäftigten in besonderer Weise verpflichtet und begrüßt deshalb ausdrücklich Bewerbungen von Menschen mit Behinderung. Bei gleicher Eignung werden Bewerbungen schwerbehinderter Menschen - und diesen gleichgestellte behinderte Menschen - vorbehaltlich gesetzlicher Regelungen bevorzugt berücksichtigt.
Die Ausschreibung wendet sich ausdrücklich auch an Menschen mit Einwanderungsgeschichte.
Die Ausschreibung erfolgt vorbehaltlich einer späteren Entscheidung darüber, ob die Stelle im Rahmen eines Umsetzungs- oder Versetzungsverfahrens oder im Rahmen einer Neueinstellung oder Förderung besetzt wird.
Wie können Sie sich bewerben?
Eine Vorauswahl erfolgt auf Grundlage der eingereichten Unterlagen. Ihre aussagekräftige Bewerbung richten Sie bitte unter Angabe des Stichwortes „Leitung Registratur“ bis zum 15. März 2023 vorzugsweise per Mail an:
bzw. an die
Staatskanzlei des Landes Nordrhein-Westfalen
Referat I 2
„Personalangelegenheiten“
40190 Düsseldorf.
Der Bewerbung sind mindestens beizufügen:
- ein Anschreiben,
- ein aktueller Lebenslauf,
- Abschlusszeugnisse, durch den das Vorliegen der geforderten Ausbildung nachgewiesen wird,
- Arbeitszeugnisse
- eine Einverständniserklärung zur Einsichtnahme in Ihre Personalakte (wenn Sie im öffentlichen Dienst tätig sind oder waren),
- ggf. ein Nachweis über eine Schwerbehinderung oder Gleichstellung i.S.d. § 2 SGB IX
- Datenschutzerklärung (Vordruck als Anlage zur Ausschreibung abrufbar über karriere.nrw).
Unvollständige Bewerbungen können nicht berücksichtigt werden.
Bei Bewerbungen per Mail geben Sie bitte das Stichwort „Leitung Registratur“ sowie Ihren Vor- und Zunamen im Betreff an. Die Unterlagen sind in einem Dokument zusammenzufassen und ausschließlich im Pdf-Format zu übersenden.
Bei Übersendung auf dem Postweg: Bitte übersenden Sie keine Originale, sondern ausschließlich Kopien der o.a. Unterlagen, da wir diese nicht zurücksenden. Bitte verwenden Sie auch keine Bewerbungsmappen, sondern heften Ihre Unterlagen lediglich zusammen.
Für Fragen zum Aufgabengebiet steht Ihnen Herr Mosters (Tel. 0211/837-1149) zur Verfügung.
Für sonstige Rückfragen steht Ihnen aus dem Personalreferat Frau Ahmadou-Balghot (Tel. 0211/837-1204) zur Verfügung.
