Vergütung/Besoldung: E 8 bzw. A 9m
Wir suchen zum nächstmöglichen Zeitpunkt auf Dauer in der Abteilung B für die Außenstelle Bayreuth (Lastenausgleichsarchiv)
eine Arbeitsbereichsleiterin / einen Arbeitsbereichsleiter (w/m/d)
am Dienstort Bayreuth.
Kennz. 23-0135
Sie leiten den Arbeitsbereich Persönliche Benutzung im Sachgebiet Benutzung des Lastenausgleichsarchivs und sind Vorgesetzte/r der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im Benutzersaaldienst. In einem Archiv mit vorwiegend benutzungsbeschränktem Archivgut sind Sie daran beteiligt, das Vorliegen der Benutzungsvoraussetzungen bei amtlichen und amtlich veranlassten Benutzungen zu prüfen. Dazu arbeiten Sie in der eAkte-Bund und im Archivverwaltungs- und -informationssystem des Bundesarchivs BASYS. Sie beraten bei allen Benutzungszwecken Benutzerinnen und Benutzer vor Ort und vermitteln bei Bedarf Beratungsgespräche mit Sachbearbeiterinnen und Sachbearbeitern. Sie stellen die Betriebsfähigkeit des Benutzersaaldienstes sicher, in dem sie die Dienstplanung mit Ihrem Team vornehmen, die technische Funktionsfähigkeit der Geräte prüfen und die Ausstattung des Benutzersaals mit Hilfs- und Findmitteln aktuell halten. Ihnen obliegen die Organisation des behördlichen Aktenversands und die Führung des dazugehörigen Schriftverkehrs mit den anfragenden Ämtern der Ausgleichs- und Finanzverwaltung des Bundes, der Länder und der Gemeinden. Sie sorgen für die reibungslose Zusammenarbeit mit dem Magazindienst und der Bibliothek, veranlassen die Ausführung von Reproduktions- und Digitalisierungsaufträgen, schreiben die Gebührenblätter im Zusammenhang mit persönlichen Benutzungen fort und veranlassen Gebührenbescheide.
Die vormals hohernzollersche Haupt- und Residenzstadt Bayreuth liegt zwischen den Urlaubsregionen Fichtelgebirge und Fränkische Schweiz. Sie ist Sitz der Regierung von Oberfranken. Bekannt sind u.a. die jährlichen Wagner-Festspiele und das Markgräfliche Opernhaus. Die Universität Bayreuth ergänzt das Bildungs- und Kulturangebot mit vielseitigen Beiträgen. Direkt an der BAB 9 und der BAB 70 gelegen sind die Nachbarstädte Bamberg, Hof und Nürnberg schnell zu erreichen. Wohn- und Lebenshaltungskosten bewegen sich in moderaten Grenzen.
Ihre Aufgabenschwerpunkte sind:
- Benutzer / Benutzerinnen-, Benutzungs- und Rechteverwaltung in BASYS, zugehörige Aufgabenverteilung und Controlling
- Inhaltliche Benutzerinnenberatung / Benutzerberatung, Servicetelefon
- Saalorganisation (Erstellung von Dienstplänen, Aufsicht des Benutzersaals, etc.)
- Koordination der Archivalienvorlage und -rücknahme
- Gebührenwesen
- Behördlicher Archivalienversand
Sie bringen mit:
Unverzichtbar für die Wahrnehmung der Aufgaben sind:
- eine abgeschlossene Berufsausbildung zur Fachangestellten / zum Fachangestellten für Medien- und Informationsdienste vorzugsweise Fachrichtung Archiv
oder
- eine abgeschlossene Ausbildung mit mindestens der Abschlussnote „gut“ zur Verwaltungsfachangestellten / zum Verwaltungsfachangestellten mit mehrjähriger Erfahrung im Parteiverkehr bzw. gleichwertige Fachkenntnisse. Diese können durch langjährige, nachgewiesene berufliche Erfahrungen in den vorgenannten Aufgabengebieten mit Leitungsfunktion erworben worden sein.
Wesentlich sind weiterhin:
- Gute und fehlerfreie schriftliche Ausdrucksweise in der deutschen Sprache
- Sehr gute Vertrautheit in der Nutzung aktueller Informationstechnologie und der Standardanwendungen in der Bürokommunikation
- Ausgeprägte Teamorientierung, Sorgfalt und Flexibilität
Wünschenswert sind zudem:
- Kenntnis des Archivbenutzungsrechts des Bundes (Bundesarchivgesetz)
- Kenntnisse der Bestände des Lastenausgleichsarchivs
- Fachkenntnisse: Erfahrung im Umgang mit Benutzerinnen und Benutzern oder Kundinnen / Kunden
- Sprachkenntnisse in Englisch
- Erfahrung im Umgang mit gescannten Dokumenten
- Erfahrung im Umgang mit historischen Unterlagen
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