Nun, das Problem ist ja, dass Belegexemplare keine zwingende Normalität in Archiven darstellen, sondern prinzipiell freiwilliger Natur sind.
Der Gestaltungsspielraum ist jedoch da: Man muss die Pflicht ja just in den Benutzungsbedingungen unterbringen - wie ich es in seltenen Fällen auch hatte.
Ohne eine solche Regelung jedoch, kann man nur an die "wissenschaftliche Ehre" der Benutzer appellieren, wobei bei so called "schwierigen Benutzern" oft eh Hopfen und Malz verloren sind.
tl;dr
Belegexemplar-Passus in die Benutzungsbedingungen texten.
Tja, das klingt mir dann nach Sackgasse.
Leider.
Ohne Nachweis, dass er bei euch war, in der Tat schwierig. Ggf. ihn anschreiben, ob er noch Exemplare hat. Was sich bei uns bewährt hat, ist bei der Mail mit Frage, ob man ein Exemplar bekommt, nochmal explizit darauf hinzuweisen, dass das Werk in die Bibliothek übernommen wird und "dort Mitarbeitern wie Nutzern des Archivs" zur Verfügung steht. Damit bekommt man auch mal Sachen umsonst, wo man kein Belegexemplar erwarten dürfte, weil viele Forscher doch gerne auch von der "Nachwelt" gelesen werden wollen (nicht, dass ich das ausprobiert hätte, *hust*...).
Ansonsten hilft nur saubere Dokumentation - und im Zweifelsfall einfach mal auf Verdacht anfragen. Ich weiß auch nur "Benutzer X war zum Thema Y bei uns, jetzt hat er ein Buch über Y veröffentlicht", ob unsere Archivalien tatsächlich verwendet wurden, kann ich nicht jedes Mal vorher nachsehen. Im Zweifelsfall geht dann einfach mein Standardtext "für die Erstellung Ihrer Arbeit zu Y haben Sie auch Archivalien des NLA Aurich verwendet" raus, wenn dem nicht so ist, geben sie halt nichts ab.
Guten Morgen ihr Lieben,
ich suche nach Erfahrungsberichten zu schwierigen Nutzern die ungern kostenfreie Belegexemplare abgeben auch wenn sie das Archiv als Quelle genutzt haben (und dafür unterschrieben haben). Habt ihr so etwas erlebt, wie geht ihr damit um?
Liebe Grüße
ATL
Den Fall hatte ich weder in wissenschaftlichen Bibliotheken noch im Bistunsarchiv noch nie, denn bevor Wissenschaftler unsere Quellen zu Gesicht bekommen, kriegen fie einen Wisch wo sie untetschreiben, dass wir ein Belegexemplar bekommen und das ist dann auch unsere Rechtsgrundlage gewesen.
Oh, das "unterschreiben" die bei uns auch, im Arcinsys-Benutzungsantrag haben wir ein Häkchen Archivrecht, wo das extra bei steht. Gibt trotzdem immer wieder Leute, die wir daran erinnern müssen - wobei ich das, abhängig vom Buch auch mal aktiv ignoriere.
