Prüfberichte des Rechnungsprüfungsamtes

  • Hallo liebe Gleichgesinnte!


    Ich habe zur Zeit einen Stapel Prüfungen vom Rechnungsprüfungsamt (Prüfung einzelner Ämter; arbeite in einer Stadtverwaltung) vor mir. Ich weiß nicht ob ich die 10/30 Jahre aufheben soll oder dauerhaft archivieren soll. Was sagt ihr????


    Danke im Vorfeld für Tipps!!

  • Guten Morgen,


    da du in einer Stadtverwaltung arbeitest würde ich vorschlagen, dass du mal bei eurem zuständigen (Stadt)Archiv nachfragst, ob und in welchem Umfang ihr Unterlagen dieser Art abgebt. Dort kann dir da sicherlich ganz genaue Auskunft geben.


    Frag mal bei dir nach, ob bei dir in der Verwaltung jemand zuständig für Abgaben an das Archiv ist.


    3. Möglichkeit wäre einen Blick in die Gemeindekassenverordnungen, eventuell hilft dir das weiter.


    Viele Grüße

    Sprich immer mit leerem Mund, aber nie mit leerem Kopf.

    Einmal editiert, zuletzt von BArchEnno () aus folgendem Grund: sag ich nicht

  • Eine allgemeine Empfehlungen können wir nicht geben, das muss der jeweils zuständige Bearbeiter im Archiv entscheiden. Grade größere Archive mögen es gerne, wenn die Akten bis zum Ablauf der Aufbewahrungsfrist in der abgebenden Stelle verbleiben und dann erst angeboten werden, am liebsten mit Liste. Entscheiden, was kassiert werden kann und was archiviert wird, tun die Archivare. Die konkrete Aufbewahrungsfrist müsste man dir im Rechnungsprüfungsamt sagen können.


    Archivwürdig sind der Literatur zufolge* z.B.:
    - Prüfung der Jahresrechnung: Schlussbericht und Entlastung
    - Prüfung der Jahres- und Gesamtabschlüsse: Berichte, Bestätigungsvermerke und dazugehörige Beschlüsse
    - Überörtliche Prüfungen (genügt ggf. die Aufbewahrung des abschließenden Prüfvermerks


    Einzelfälle bei Einzelprüfungen, nämlich besonders herausragende Fälle. Mögliche Hinweise bzw. "Indizien" für Archivmitarbeiter wären hier:
    - Gesprächen mit RPA-Mitarbeitern
    - Jahresberichte


    Prüfungen zu Betrieben, an denen deine Stadt nur beteiligt ist, wird das Archiv, wenn, dann nur in Abstimmung mit anderen Archiven übernehmen.


    (*): Handreichung zur Bewertung von Unterlagen der kommunalen Rechnungsprüfung / erarb. vom Arbeitskreis Bewertung kommunalen Schriftguts NRW; in: Archivpflege in Westfalen-Lippe. - Münster, ISSN 0171-4058, ISSN 0171-4058, ZDB-ID 21158472, Bd. 83.2015, S. 63-64, online unter 63-64_handreichung.pdf

  • ich würde zuallerst sagen immer die Mitarbeiter fragen die zuständig sind wie meine Vorredner also Archivmitarbeiter etc. Normalerweise habe ich zumindest so in einem Verwaltungslehrgang gelernt, oder verstanden, müssen diese aufgehoben werden, bei meinem Abizeugnis war es so, dass es10 Jahre in der Schule aufgehoben werden musste (gestaltete sich ein bisschen schwierig da sie nach 6 Jahren wegen Schließung umziehen mussten) und danach musste ein Nachweis im zuständigen Reg Bezirk noch hinterlegt werden.
    Wärst du so nett mal Rückmeldung zu geben, würde mich interessieren wie ausging?


    :)

    » "So do all who live to see such times but that is not for them to decide. All we have to decide is what to do with the time that is given to us."Lord of the Rings